二次会代行プランナーが結婚式二次会の準備の進め方を教えます！

まず、二次会の幹事を代行業者にお願いするのか、友人にお願いするのかで準備の仕方が変わります！？
ここでは、2つのパターンについてご紹介させていただきたいと思います。

二次会代行業者に幹事をお願いする場合の準備の進め方

1.二次会代行業者探し
2.二次会会場探し
3.招待状の作成
4.進行内容打ち合わせ
5.出欠人数の最終確認
6.二次会全体の最終確認
7.二次会当日

1.二次会代行業者探し

幹事をプロに代行してもらう最大のメリットはご友人様に負担をかけることなく、会場探し（予約）から当日の進行まで丸っとお任せできることです！
ただ、幹事代行業者もたくさんあってどこに依頼しようか迷ってしまいますよね！
代行業者によって、料金体系やサービス内容も違いますし、プランナーによっても対応が異なってしまうケースがありますので、ホームページの内容を鵜呑みにはぜず、実際に話を聞いて決めるようにしましょう！

当日契約を迫ってくるような業者は、どんな理由であれ絶対にやめた方が良いです！
結婚式二次会と言えど、一生に一度のウェディングパーティーです！
一度持ち帰って考える時間を与えようとしない業者は、契約後の対応も新郎新婦本位ではなく、業者本位な対応をされそうで不安になりますよね！

現役二次会代行プランナー直伝！二次会代行業者を選ぶポイント7選！

2.二次会会場探し

幹事代行会社にお願いした場合、業者によっては会場を提案してもらえる業者と、会場は自分で探してください、という業者があります。

2次会ジェンヌでは、提携会場が関東と東海で500会場ほどあり、プロ目線で厳選した人気会場をご紹介させていただきますので、「会場探しの手間」を大幅に省くことができます！
エリアにもよりますが、多いときは10～15会場ほどご紹介させていただき、その中から気に入った会場を3会場ほどお選びいただき、空き状況や料金交渉をさせていただきます。

他社様ですと、会場を紹介してもらえたとしても、2～3会場ほどしか紹介してもらいないケースもありますし、そもそも紹介してもらえない業者もありますので、その場合は自分で探すしかありません。

会場探しについては、「二次会代行プランナーが会場探しをする際に気を付けるポイント6選を紹介します！」を是非ご参考にしてください！

3.招待状の作成

幹事代行業者を利用すると、サービス内容の中にweb招待状が含まれている業者がほとんどです。
2次会ジェンヌの場合は、web招待状のフォーマットがあり、デザインも120種類の中から選ぶことができ、作成や管理が簡単にできるシステムになっております！
完成したweb招待状のURLをゲストへLINEやメールで送って出欠を取っていただきます。

4.進行内容打ち合わせ

進行内容について、希望の演出やイベントがある場合は二次会代行プランナーに相談して進めていく流れになります。
ただ、やりたい内容が代行業者は可能でも会場側がNGというケースが稀にありますので、やりたい演出やイベントがある場合は、会場や代行業者と契約を結ぶ前に確認しておいた方良いです！

余興やゲームはもちろん盛り上がりますが、二次会から参加するゲストがいたり、結婚式ではゆっくり話せなかったという新郎新婦やゲストもいますので、歓談やお写真の時間を長めにとるのが重要ポイントです！

5.出欠人数の最終確認（約2週間前）

ゲスト人数の出席予定者数の最終確認をして、担当プランナーに伝えます。
その際、いつまでだったら増減が可能かも確認しておいた方が良いでしょう！
また、よくあるのがゲストからの回答が、「未定」「行けたら行く」といった曖昧な場合が多々あります。
その場合は、料理の発注数には含めずに進めていかないと、もし当日欠席となった場合、代行業者から料金を請求され、新郎新婦が負担することになってしまいます。

6.二次会全体の最終確認（約2週間前）

進行内容や持込品などの確認を担当プランナーと行います。
2次会ジェンヌの場合、データ上で進行表を共有し、それをもとに司会者や会場担当者が進行及び運営をしていきます。
持込品などもアイテムリスト一覧にて情報共有をして確認をしてきます。
また、担当プランナーは進行内容やその他詳細をまとめて、司会者や各スタッフ、会場担当者へ引継ぎを行い、荷造りも行います。
荷物は二重チェックを行い、手配漏れが無いように徹底しております。

7.二次会当日

いよいよ二次会当日！
披露宴お開き後、ゲスト送賓が完了したら式場で写真撮影などをして二次会衣装に着替えて二次会会場に向かいます。
披露宴お開き後に、装花やウェルカムグッズ、DVDなど二次会でも使用するものは、披露宴から二次会に参加するゲストに運搬をお願いしておきましょう！
二次会会場に向かう際、2次会ジェンヌ現場担当者に到着目安時間を伝えて、到着したら荷物運搬などもあるので迎えに来てもらいます。
到着後、開宴時間まで会場の近くで待機して、受付が落ち着いたところで新郎新婦入場となります！
あとは、めいっぱい楽しんでください！！

友人に幹事をお願いする場合の準備の進め方

1.二次会会場探し
2.友人に幹事をお願いする
3.打ち合わせ1回目（予算組・会費設定）
4.招待状の作成
5.打ち合わせ2回目（当日の進行内容）
6.打ち合わせ3回目（最終確認）
7.出欠人数の最終確認
8.二次会全体の最終確認
9.二次会当日

1.二次会会場探し

友人に幹事をお願いする場合は、出来れば新郎新婦で先に会場を決めておいてあげると、幹事を頼まれた友人の負担も少なくなるかと思います。
二次会の会場探しは想像以上に苦労することが多く、大安や忘年会・歓送迎会シーズンと時期が被ると、空いている会場が見つからないといった事態になることもあります。

会場探しを友人幹事にお願いされる場合もありますが、友人が探してきた会場が新郎新婦の好みや条件と合わなかったときに、友人の探した手間や時間が無駄になってしまうこともありますので、注意が必要ですね！

会場探しについては、「二次会代行プランナーが会場探しをする際に気を付けるポイント6選を紹介します！」を是非ご参考にしてください！

2.友人に幹事をお願いをする

友人へ幹事をお願いうする場合、新郎側2，3名、新婦側2，3名で、計4～6名にお願いすると良いかと思います。
役割としは、パーティー準備、司会進行、受付、全体統括、音響操作、写真撮影、新郎新婦オペレーション、会場との打ち合わせなどがありますので、それぞれの適役を考えてお願いするのが良いと思います。
また、友人も仕事や家族サービスで忙しいと方が多いと思いますので、幹事をお願いする際に、誰に幹事をしてもらい、何人で幹事をやる予定なのかを先に伝えた上でお願いした方が快く受けてくれるかと思います。

3.打ち合わせ1回目（予算組・会費設定）

まずは、ゲストへ案内・招待する前に、二次会の会費額を設定しなくてはなりません。
会費は高くすると新郎新婦の金銭的負担が減りますが、ゲスト負担が多くなり、安くすると、新郎新婦負担が多くなりますが、ゲストの負担は少なくなります。
そのため、二次会のトータル費用と、自己負担額との兼ね合いや、二次会会費の相場感で、友人幹事にも意見を聞いて決めるようにしましょう！

4.招待状の作成

ゲスト会費が決まったら招待状を作成して、ゲストへ案内しましょう！
結婚式二次会の場合、web招待状が主流となっております。
今はネットで無料テンプレートがあったりしますので、自分で簡単に作成すること可能です。
web招待状に入れる情報としては、以下の項目となります。

・挨拶分
・開催日時
・受付時間
・開宴時間
・会費
・場所
・住所
・アクセス

返信を開催日の3～4週間前までにはもらうようにしましょう！

5.打ち合わせ2回目（当日の進行内容）

招待状の手配が済んだら、次に当日の進行内容について、友人幹事と打ち合わせをします。
新郎新婦のやりたいこと、友人幹事で出来ることをお互いに話し合い、時間内で納まるようにしましょう！
イベントやゲームを盛りだくさんにすると、歓談時間が短くなってしまったり、時間内で終わらず、会場から延長料金を請求されたり、最後バタバタして追われるような二次会になってしまいますので注意が必要です。
また、ゲームは一番盛り上がるイベントになるかと思いますが、ルールを複雑にしてしまうと、お酒の入ってるゲストが理解できずにグデグデになってしまうこともあるので、出来るかぎりシンプルなゲーム・ルールが良いです。

当日の新郎新婦のアテンドや、ドリンク・料理出し、会場との打ち合わせ役を誰がやるのかも決めておいた方が良いでしょう！
ちなみに、打ち合わせ時の飲食代は、新郎新婦が負担するケースもありますので、二次会の予算として考えておいた方がよく、他にも景品や当日の会費が合わず思わぬ出費をしてしまったということもありますので、少し多めに予算組をしておくと良いかと思います。

6.打ち合わせ3回目（最終確認）

進行内容が決まったらあとは会場への料理やプランなどの最終確認となります。
会場のレイアウトもこだわりがあるようでしたら、新郎新婦と友人幹事で会場に出向き、会場担当者とレイアウトの打ち合わせをします。
レイアウトは主に、新郎新婦のメインテーブル（高砂）、荷物置き場、ブッフェ台、ゲストテーブル、受付場所などを決めます。

7.出欠人数の最終確認（1～2週間前）

ゲスト人数の出席予定者数の最終確認をして、会場へ料理発注をします。
その際、いつまでだったら増減が可能かも確認しておいた方が良いでしょう！
また、よくあるのがゲストからの回答が、「未定」「行けたら行く」といった曖昧な場合が多々あります。
その場合は、会場への料理発注数には含めずに進めていかないと、もし当日欠席となった場合、会場から飲食代を請求され、新郎新婦が負担することになってしまいます。
受付用の名簿を作成します。受付がスムーズに出来るように、男女別、50音順、フルネームで作成すると良いです。

8.二次会全体の最終確認（1週間前）

結婚式二次会開催日の1週間前には、新郎新婦と友人幹事と一緒になって、全ての最終確認をしましょう！
出欠人数の再確認、景品や会場への納品物の到着確認、友人幹事入り時間、会場担当者と当日の進行内容情報共有、音響操作・事前動作確認、ゲーム備品類、受付グッズ、プチギフト手配など

9.二次会当日

いよいよ二次会当日！
披露宴お開き後、ゲスト送賓が完了したら式場で写真撮影などをして二次会衣装に着替えて二次会会場に向かいます。
披露宴お開き後に、装花やウェルカムグッズ、DVDなど二次会でも使用するものは、披露宴から二次会に参加するゲストに運搬をお願いしておきましょう！

二次会会場に向かう際、友人幹事に到着目安時間を伝えて、到着したら荷物運搬などもあるので迎えに来てもらいます。
到着後、開宴時間まで会場の近くで待機して、受付が落ち着いたところで新郎新婦入場となります！
あとは、めいっぱい楽しんでください！！

まとめ

結婚式の準備や日々のお仕事で忙しい新郎新婦にとって、結婚式二次会の準備も大変です。

結婚式二次会の準備は、会場探し、会場契約、打ち合わせ、景品準備、出欠管理、音響チェック、荷造り、司会進行、受付業務、撮影業務、後片付けなど、かなりやることがたくさんあります。

忙しくてなかなか手が付けられない、友人に申し訳なくて幹事をお願いしづらいなど、お悩みの方はプロに幹事代行を任せた方が楽ですので是非ご検討ください！

結婚式二次会について、お悩みがある方はどんなことでもご相談ください！

結婚式二次会幹事代行プロデュース
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二次会代行プランナー 宮内