二次会代行の相談会・契約・準備・二次会当日までの流れと注意点をご紹介します！

こんにちは！二次会代行プランナーの石川です

二次会の幹事代行歴3年目の私が今までの経験を活かして、「二次会代行おすすめ情報」として結婚式二次会や幹事代行に関する有益な情報を発信していき、結婚式二次会を検討されている新郎新婦のお役に立てればと思います！

今回は、「二次会代行業者に依頼する際の相談会・契約～二次会当日までの流れと注意点」について、ご紹介したいと思います。

はじめに

結婚式場決定後、二次会の実施について検討される方も多いのではないでしょうか。その際に幹事を誰にお願いしようかと悩まれる新郎新婦も多いかと思います。

そこで便利なのが、「二次会代行業者」です！

友人に代わってプロが幹事を担い、二次会をプロデュースします。

ただ、どこの業者にお願いして、当日までの準備はどのように進み、当日はどんな感じになるのか？初めてのことばかりで不安になることもあるかと思います。

そこで今回は具体的に、相談会、契約、準備の流れ、二次会当日について、ご紹介させていただきますので、ぜひご参考にしていただけましたら幸いです。

二次会代行業者に相談会の予約を取りましょう！

相談会方法は各社様々

サロンに足を運んでいただき、対面での相談会を行っている業者もございますし、電話やZoomでのオンライン相談を行っている業者もございます。

中にはお二人の最寄り駅周辺のカフェ等を使った、出張相談会を行っている業者もございます。

お仕事等でお二人のご都合が合いにくかったり、サロンまで出向くのは難しい方ですと、オンライン相談があると便利ですよね。

お二人のご希望の相談会方法を決めて、早速相談会予約をしましょう。

相談会での5つの着目ポイント

相談会の際には、以下5つに着目してみると良いかと存じます！

1.レスポンスの速さ

質問事項への回答が的外れだったり、話が嚙み合っていないと、コミュニケーションが取れるか不安ですよね。

質問内容への返答に困っていたりすると、任せて大丈夫なのか心配になってしまうかと思いますので、直ぐに回答してくれるかレスポンスの速さも確認しましょう。

メールでのやり取りもあるかと思いますが、代行業者によっては、メールの返信が遅い時は1週間後ということもあるようです。

メールの返信頻度にも注目すると良いでしょう。

2.対応の丁寧さ

新郎新婦の考えに寄り添ってくれたり、話を聞いてくれるとお二人の不安も解消されるかと思います。

言葉遣いや話し方なども、雑ではなく丁寧か確認しましょう。

3.料金やサービス内容のわかりやすさ

ウェディング業界は不明瞭な料金があったり、後からどんどん料金が上がっていってしまう事が多い為、事前にかかる料金についてしっかりと理解しておく必要がございます。

料金が分かりやすく、明朗会計か確認しましょう。

また、サービス内容も分かりやすかったり、予算組が立てやすいと、比較や検討する際に助かりますよね。

4.会場提案の内容

新郎新婦の希望が叶ったり、適した人数の会場であるか確認しましょう。

例えば、二次会でムービーを再生したいのに、DVDプレイヤーが無い会場ですと、パソコンを持ち込む必要があったり、二次会でケーキ入刀をしたいのに、会場でケーキの手配が不可ですと、自分でケーキの手配をする必要があったりと、別途新郎新婦が手配する事必要がでてします場合もございます。

希望の演出がある場合は、事前にプランナーに伝えると良いでしょう。

また、人数が50名なのに提案された会場が最低保証80名の会場ですと、自己負担がかなり出てしまいます。

予定人数に合った会場なのかをきちんと確認しましょう。

5.押し売りになっていないか？

サービス内容をおすすめしてくれるのはとても良いですが、おすすめを超えて「押し売り」になっていないか確認しましょう。

即決はできないので一旦持ち帰って検討したいと伝えても、「今契約してくれたら」などと引き止めて帰らせてくれなかったり、強引に相談会日当日に契約させようとしてくる業者もあるようです。

その場の勢いで契約をしてしまったが、後日考え直してやはりキャンセルをしたいとなっても、契約後のキャンセルとなり、多額のキャンセル料を請求されてしまう事もありますので、契約は慎重に行いましょう。

また、過去のブログで私が「現役二次会代行プランナー直伝！二次会代行業者を選ぶポイント7選！」というのをアップしておりますので、良かったらこちらもご参考にしていただけましたらと思います！

契約する前に確認しておくことは？注意点3選

1.キャンセル料金を事前に確認しておくこと

契約後のキャンセルや契約内容を変更する場合は、キャンセル料や変更手数料がかかる事がほとんどです。

契約書をよく読み、キャンセル料金を把握しておきましょう。

契約書を読んだだけで分からない事があれば、契約前にプランナーさんに確認をしましょう。

2.見積もりをもらい追加料金が発生しないか確認しておくこと

ウェディング業界は不明瞭な料金や後からどんどん料金が上がっていってしまう事が多い為、きちんと見積をもらい、他にかかる費用はないか確認しましょう。

必要な物が実はプラン内に含まれていなかった…！なんてことにならないよう、料金や含まれている項目も事前にチェックする必要がございます。

3.契約後の流れを聞いておくこと

契約後は、どのような流れで二次会の準備を進めていくのかを確認しましょう。

いつまでに何をやればいいかという事が予め分かっていると、今後のスケジュールも組みやすいですよね。

結婚式の準備の兼ね合いもあるかと思いますので、今後の流れは要チェックです！

契約後から二次会当日までの準備について

最初に二次会代行プランナーからの挨拶

相談会を対応したプランナーがそのまま担当になる事もあれば、別のプランナーに引き継がれる事もございます。

契約後にお二人の二次会担当プランナーが決定し、メールや電話にてプランナーから挨拶があるかと思います。

担当プランナーが決定したら、今後は担当プランナーとのやり取りが始まります。

招待状を作成しましょう！

まずは招待状を作成し、ゲスト様へ案内しましょう。

ゲストの方も開催日が近くなると都合をつけにくくなってしまいますので、余裕を持って案内するようにしましょう。

進行内容とその他詳細を決めていきます！

ゲームやBGMはどうするかなど、二次会の進行内容やその他詳細を担当プランナーと決めていきます。

何か希望がある場合は、早めにプランナーへ相談しましょう。

二次会内容の最終決定

2次会ジェンヌでは、開催日2週間前までに人数や内容を最終確定していただきます。

代行業者によって、最終確定の期日は異なるかと思いますので、予め確認しましょう。

期日以降の変更ですと対応が難しくなってしまう可能性もございますので、期日前にバタバタしないよう余裕を持って行動しましょう。

二次会当日は全てお任せで良い？

2次会ジェンヌでは、司会者、受付、音響オペレーター、カメラマンなど当日お手伝いする人材もプラン内に含まれておりますので、当日新郎新婦様やゲスト様に何かしていただく必要はございません。

新郎新婦様もゲスト様も、皆様に二次会を楽しんでいただく事ができます！！

ただ、結婚式で使用したウェルカムグッズを二次会会場でも使用する場合は、結婚式と二次会両方参加されるご友人様にグッズの運搬のみ依頼される方が多いです。

タクシー代を新郎新婦で負担してあげると、グッズ運搬を頼まれたゲストも、タクシーで移動できる上に新郎新婦のお手伝いもできて、むしろ喜んで運搬していただける事もございますよ！

まとめ

幹事代行は、結婚式二次会に必要なサービスが含まれており、新郎新婦様だけではなく、ご友人様の負担も減らす事ができますので、プロの力も上手く活用するのも良いかと存じます。

サービス内容は業者によって異なりますので、幹事代行業者を利用される場合は、上記ポイントに注意して探していただけるとお二人にあった幹事代行業者が見つかると思います！

プロの力を借りて、一生に一度の二次会を最高の思い出にしましょう！！

結婚式二次会について、お悩みがある方はどんなことでもご相談ください！

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